Fatturazione elettronica e PMI

Prima di parlare nello specifico di fatturazione elettronica e PMI, è bene introdurre il tema in maniera più generale, in modo da comprendere in cosa consista questo nuovo sistema di fatturazione.

L’obbligo di fatturazione elettronica verso le pubbliche amministrazioni

Il 31 luglio scorso, l’Agenzia per l’Italia Digitale (AgID) ha pubblicato un nuovo report contenente diversi dati ‒ aggiornati al 30 giugno 2015 ‒ relativi all’adozione della fatturazione elettronica da parte di imprese e pubbliche amministrazioni.

I numeri rilevati dall’AgID appaiono notevoli se si tiene in considerazione il fatto che l’introduzione di tale sistema di fatturazione sia decisamente recente: il 6 giugno 2014 esso è entrato in vigore all’interno delle amministrazioni centrali ‒ ovvero ministeri, agenzie fiscali ed enti nazionali di previdenza ‒ e il 31 marzo 2015 è stato esteso a tutte le pubbliche amministrazioni. Il 30 giugno 2015 il Sistema di Interscambio aveva già gestito oltre 10 milioni di fatture elettroniche, con una percentuale di fatture scartate a causa di errori inferiore al 10%. Il motivo per cui è stato possibile raggiungere cifre simili in un lasso di tempo così ristretto è semplice: l’obbligo di utilizzo della fatturazione elettronica da parte delle imprese è coinciso con il blocco definitivo del pagamento delle fatture cartacee da parte delle PA. Si è assistito quindi a un vero e proprio switch off del formato cartaceo e tutte le aziende che lavorano con enti pubblici e PA si sono dovute adeguare, dotandosi di specifiche soluzioni tecniche, ma soprattutto modificando i propri modelli organizzativi. La necessità di effettuare una serie di cambiamenti radicali ha certamente avuto maggiore impatto sulle PMI che sulle realtà più grandi.

Le norme sulla fatturazione elettronica

Diverse sono le norme sulla fatturazione elettronica che si sono succedute nel tempo. Per evitare di dilungarsi troppo, di seguito vengono richiamate unicamente le principali, ma chi fosse interessato a un elenco esaustivo può fare riferimento alla pagina ufficiale dedicata:

• DPR n. 633/1972, come modificato dalla L. 228/2012 (Legge di Stabilità) art. 21 e 29: contiene definizioni, caratteristiche e requisiti della fattura elettronica;

• L. n. 244/2007 (Legge finanziaria 2008) art. 1 commi 209 – 214: introduce l’obbligo di fatturazione elettronica;

• D.M. 7/3/2008: primo decreto attuativo della Legge 244/2007, che individua l’Agenzia delle Entrate quale gestore del Sistema di Interscambio (SdI);

• D.M. 3 aprile 2013 n.55: secondo decreto attuativo della Legge 244/2007, che rende operativa la gestione dei processi di fatturazione verso la PA;

• D.L. n. 66/2014 art. 25: anticipa l’obbligo della fatturazione elettronica verso tutte le PA, precedentemente escluse dall’obbligo del 6 giugno 2014.

Le caratteristiche del sistema di fatturazione elettronica

Il sistema di fatturazione elettronica verso le PA, comunemente noto come “FatturaPA”, presenta alcune peculiari caratteristiche:

• la fattura è costituita da un file in formato XML (eXtensible Markup Language), che si distingue per una struttura fissa e una serie di contenuti predefiniti, tra cui il codice identificativo univoco dell’ufficio destinatario, elemento indispensabile per il corretto inoltro della fattura;

• il file XML deve essere sottoscritto con firma elettronica qualificata, al fine di garantire l’integrità e la paternità dello stesso;

• la trasmissione delle fatture destinate alle PA avviene attraverso il Sistema di Interscambio (SdI), che si occupa di verificare che i file XML ricevuti siano conformi alla norma, per poi inoltrarli ‒ nel caso in cui superino la validazione ‒ alle PA destinatarie, informando tempestivamente il mittente ‒ mediante l’invio di una ricevuta ‒dell’esito positivo dell’invio o della presenza di errori o anomalie.

In concreto, i passaggi che l’impresa deve seguire sono i seguenti:

• predisposizione del file XML della fattura, eventualmente tramite gli strumenti gratuiti disponibili sul sito;

• sottoscrizione del file XML con firma elettronica qualificata ‒ per esempio con il dispositivo di firma digitale rilasciato dalla Camera di Commercio;

• invio della fattura elettronica XML firmata digitalmente al Sistema di Interscambio, via Web ‒ attraverso il sito ‒ oppure a uno specifico indirizzo PEC tramite posta elettronica certificata.

Le difficoltà per le PMI

Queste operazioni, di per sé, possono non essere sempre di semplice ed immediata applicazione, ma lo scoglio maggiore per le PMI è rappresentato dalla corretta conservazione delle fatture elettroniche. Il DPR 633/72 rinvia infatti al Codice della Amministrazione Digitale (DLGS 82/2005) e, inoltre, vanno applicate le regole tecniche sulla conservazione sostitutiva previste dal DPCM del 3 dicembre 2013. Ciò comporta, tra le altre cose, l’obbligo di nominare un responsabile per la conservazione e di disporre di specifiche ed idonee infrastrutture tecnologiche atte a preservare, oltre che le fatture, tutte le ricevute con l’esito dell’invio generate dal sistema.

Si è pertanto diffusa la figura ‒ già prevista dalla normativa ‒ dell’intermediario, che gestisce l’intero ciclo di fatturazione per conto del mittente. Il servizio è in genere svolto da società medio-grandi, già attive come enti certificatori e quindi dotate dei requisiti tecnico normativi necessari per adempiere agli oneri relativi alla conservazione sostitutiva.

Dal 2017: la fatturazione opzionale tra privati

Con il D.Lgs. n. 127/2015, entrato in vigore lo scorso 2 settembre, si sono aperte le porte alla fatturazione elettronica facoltativa tra privati. In particolare, dal 1 luglio 2016 l’Agenzia delle Entrate metterà a disposizione dei contribuenti, gratuitamente, un servizio per la generazione, la trasmissione e la conservazione delle fatture elettroniche. Dal 1 gennaio 2017, inoltre, sarà reso disponibile ai soggetti passivi IVA il Sistema di Interscambio, già accessibile nel caso di rapporti con le PA, al fine di consentire sempre l’invio e la ricezione delle fatture elettroniche tra tutti i residenti nel territorio dello Stato.

L’obiettivo del Ministero dell’Economia e delle Finanza è chiaro: con i dati acquisiti dal Sistema di Interscambio ‒ che verrà in possesso delle fatture elettroniche attive e passive dei contribuenti ‒ sarà possibile effettuare in modo più semplice i controlli a distanza.

I vantaggi promessi al contribuente che aderirà alla fatturazione elettronica, per ora solo facoltativa, sono la semplificazione e la riduzione degli adempimenti burocratici e fiscali, grazie a specifici incentivi previsti dall’art. 3 del Decreto. Si noti che per accedere ai benefici in questione il contribuente potrà utilizzare il Sistema di Interscambio oppure limitarsi all’invio telematico dei dati di tutte le fatture emesse e ricevute in formato cartaceo, non aderendo al sistema di fatturazione elettronico.

Infine, entro 6 mesi dall’entrata in vigore del presente decreto (2 marzo 2016), è previsto che il MEF vari nuove regole tecniche per effettuare i controlli fiscali prevalentemente in via telematica, mediante l’invio dei dati in formato elettronico, riducendo le verifiche fisiche presso la sede dell’azienda, con indubbi vantaggi per le PMI.

Dott. Luca Frabboni

Esperto in informatica giuridica e giudiziaria Maat Srl

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